Vous utilisez aujourd'hui très certainement un ordinateur pour réaliser vos factures clients, que se soit avec un outil de traitement de texte comme Word, un tableur comme Excel, ou un logiciel métier comme EBP, Batigest ou ProGBat.
Vous pensez légitimement réaliser des factures électroniques, car créées par un système informatique, et éditées au format pdf, que vous envoyez le plus souvent par mail.
Mais bien qu'il n'y ait plus de papier, est-ce vraiment une facture électronique ?
Qu'est ce que la facture électronique ?
La facture électronique est en réalité bien plus que le simple pdf que vous éditez et envoyez à votre client.
Pour faire simple, la facture électronique est à la fois un document pdf, tel que vous le connaissez, que l'on peut lire sur un écran ou imprimer, et un fichier contenant les données de la facture. On appelle ce format la "Factur-X". (en savoir plus sur https://fnfe-mpe.org/factur-x/)
Ainsi, la facture électronique est à la fois lisible par un humain (le pdf) et par un système informatique (le fichier de données), ce qui va faciliter les échanges de factures entre entreprises, entre l'entreprise et son expert-comptable, et entre l'entreprise et l'Etat.
Une "petite" révolution dès 2024
Vous vous demandez sans doute ce que la facture électronique va changer pour vous qui êtes artisan, ou TPE. Après tout, ça reste un pdf...
Et pourtant, ça va tout changer !
La fin de la facture sur Word ou Excel
Il ne sera plus possible de réaliser vos factures sur ces outils, le recours à un logiciel de facturation capable de générer des factures électroniques sera indispensable.
En effet, le format particulier de ce pdf "avec données" répond à des règles très strictes, Word et Excel ne pourront pas créer une facture électronique conforme au format "Factur-X".
La fin des factures par mail ou par courrier en "BtoB"
Vous ne pourrez plus envoyer votre facture par mail à votre client pro, et vous ne recevrez plus non plus vos factures fournisseurs directement dans votre boite mail, tout passera par des Plateformes de Dématérialisations Partenaires (les PDP) agréées par l'Etat, ou par le Portail Public de Facturation (PPF), sur lesquels l'ensemble des factures seront déposées, les vôtres, comme celles de vos fournisseurs.
On appelle cela le "e-invoicing".
Si vous réalisez des marchés publics, vous connaissez déjà un peu le principe : vous déposez vos factures sur Chorus Pro, vous ne pouvez plus les transmettre par mail ou par courrier.
Bientôt, ce sera pour toutes les entreprises et tous les chantiers.
Finalement, ce sera encore plus simple pour vous, tout sera automatisé, pour peu que vous choisissiez un logiciel connecté à ces plateformes, tel que ProGBat, EBP, Sage...
Et si mes clients sont des particuliers ?
Vos clients particuliers n'auront pas d'accès aux PDP, il faudra pourtant bien qu'ils reçoivent leurs factures pour les régler.
Dans ce cas, en "BtoC" (Business to Customer), vous ferez comme aujourd'hui, vous enverrez la facture électronique par mail à votre client, qui pourra donc lire la partie "pdf" de la facture.
En revanche, de manière régulière, vous devrez transmettre sur votre PDP l'ensemble des ventes réalisées, par l'envoi de la partie "données" de la facture électronique.
On appelle cela le "e-reporting".
Selon le régime fiscal de votre entreprise, les transmissions seront par décade (10 jours), mensuelles ou bimestrielles.
Rassurez-vous, les éditeurs de logiciels travaillent déjà pour vous, afin de transmettre ces informations de manière totalement transparente, sans que vous ayez à vous en soucier.
Objectifs et avantages de la dématérialisation des factures
La généralisation de la facturation électronique aux entreprises assujetties à la TVA, associée à la transmission complémentaire d’informations à l’administration fiscale, poursuit quatre objectifs :
Simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation. Le passage à la facturation électronique représentera un gain pour l’économie ;
Simplifier, à terme, leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations. Elle ouvrira la voie à une nouvelle offre de services de l’administration, en particulier au profit des plus petites entreprises ;
Améliorer la détection de la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi ;
Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.
Le calendrier
Important : l'Etat annonce par un communiqué de presse du 28/07/2023 le report de la réforme à une date... ultérieure. https://presse.economie.gouv.fr/28072023-generalisation-de-la-facturation-electronique-report-de-lentree-en-vigueur-prevue-en-2024/
Le calendrier ci-après n'est donc plus d'actualité, nous le laissons malgré tout affiché pour mémoire jusqu'à l'annonce du nouveau calendrier.
le 1er Juillet 2024, vous ne recevrez plus vos factures EDF, Orange, Vinci autoroutes, etc... traditionnellement par mail, mais par l'intermédiaire d'un PDP
le 1er Janvier 2025, certains de vos gros fournisseurs seront probablement concernés, et devront également déposer leurs factures sur un PDP
Enfin, le 1er Janvier 2026, ce sera votre tour, toutes vos factures devront être déposées sur le PDP que vous aurez choisi.
2026, cela paraît loin, mais il ne faudra pas attendre le 31 décembre 2025 pour changer ou mettre à jour le système de facturation de votre entreprise.
Pour ceux d'entre vous qui utilisent déjà des solutions logicielles, tout se passera en douceur, les éditeurs sont déjà tous au travail pour faire évoluer leurs offres, et vous proposer des connexions intégrées avec les futurs PDP.
Mais si vous utilisez aujourd'hui Word, Excel, ou des "petits" logiciels gratuits ou maison, il est temps de lancer votre "transition numérique".
ProGBat, Weebati, EBP par exemple éditent déjà vos factures client au format électronique Factur-X, et se positionnent auprès des futures Plateformes de Dématérialisation Partenaire pour une mise en application tout en douceur.
De nombreux articles vous seront proposés sur echooo-systeme.fr durant toute cette phase de changement, pour vous informer, vous accompagner, et réussir ensemble, éditeurs, Experts-comptables, et vous, entrepreneurs, la révolution numérique !
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